Help, mijn e-mails vanuit Moodle komen niet aan bij de deelnemers!

Het is ronduit erg vervelend als de e-mails die je vanuit Moodle verstuurt niet aankomen bij de deelnemers. Notificaties van feedback bij de opdrachtenmodule, afschriften van forumdiscussies en mailtjes over geplande bijeenkomsten die niet aankomen geven irritaties bij jou als bij je cursisten.

En vaak zullen deelnemers met een @hotmail.com of @gmail.com mailadres dit als eerste melden. De spamfilters van deze e-maildiensten staan erg straks afgesteld dat de mailtjes vanuit Moodle niet eens meer in de spambox komen. Ze worden al eerder geëlimineerd.

Een spamfilter controleert of de verzendende mailserver (jouw Moodle server) wel gerechtigd is om mail vanuit jouw naam te verzenden. Stel dat de mailserver van jouw bedrijf in Groningen staat. Alle verzendende e-mails die jij verzendt worden vanuit Groningen verzonden. Een spamfilter controleert in de DNS-records of die mailserver dat wel mag. Als het IP-adres bekend is, dan vertrouwt het spamfilter de e-mail en is er niets aan de hand. Maar als de Moodle server een e-mail verzendt met jouw e-mailadres, dan ziet een spamfilter dat het IP-adres van de Moodle server een ander IP heeft dan de mailserver uit Groningen. En dat is verdacht en dus grotere kans dat de e-mail spam is.

Is er een oplossing? Ja, met SPF-records kan je een heel eind komen. Het is geen 100% oplossing, maar wel een grote stap voorwaarts. Wat is SPF? Wikipedia schrijft:

Sender Policy Framework (afgekort SPF) is een protocol dat tot doel heeft te helpen spam te verminderen. Men hoopt spam te verminderen door vast te stellen of de verzender van een mailbericht gerechtigd is om een bericht te verzenden namens de afzender van het bericht.

Als je SPF hebt ingesteld, zal het spamfilter ‘zien’ dat de Moodle server namens jou e-mails mag versturen. Het instellen van SPF-records vergt wel wat IT-kennis, maar het loont de moeite om dit te laten instellen.